Sekilas Biro Kesekretariatan

Sekretariat Balitbangwas PIAT merupakan unit yang bertugas untuk merencanakan dan menetapkan program-program dan atau kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis dalam rangka menjalankan grand design pengembangan Pesantren Islam Al-Irsyad Tengaran Pusat dan Cabang.

Disamping hal tersebut, Kesekretariatan juga memiliki tugas memberikan pelayanan teknis dan administratif Balitbangwas PIAT, serta pengelolaan keikutsertaan Balitbangwas PIAT dalam forum nasional atau internasional di bidang da`wah, tarbiyah dan bidang lainnya.

Kepala Biro Kesekretariatan

Kepala Biro Keskretariatan Balitbangwas PIAT memiliki tugas pokok dalam menetapkan program-program dan atau kegiatan-kegiatan sebagai implementasi grand design pengembangan Pesantren Islam Al-Irsyad Tengaran Pusat dan Cabang yang telah ditetapkan.

Kepala Biro Kesekretariatan bertanggung jawab kepada Ketua Balitbangwas PIAT. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Kesekretariatan memiliki fungsi:

  1. Merencanakan dan mengembangkan dalam tataran teknis kegiatan-kegiatan Balitbangwas PIAT dalam rangka meningkatkan mutu Pesantren Islam Al-Irsyad Tengaran Pusat dan Cabang.
  2. Merancang mekanisme kerja organisasi Balitbangwas PIAT.
  3. Mengkoordinasi pelaksanaan teknis grand design pengembangan PIAT kepada seluruh Biro di Balitbangwas PIAT.
  4. Melaksanakan koordinasi dengan seluruh unsur di PIAT dalam melaksanakan secara teknis grand design pengembangan Pesantren Islam Al-Irsyad Tengaran Pusat dan Cabang baik jangka pendek, menengah maupun panjang dalam rangka meningkatkan kualitas mutu Pesantren Islam Al-Irsyad Tengaran Pusat dan Cabang.
  5. Mengendalikan pelaksanaan seluruh program dan kegiatan Balitbangwas PIAT.
  6. Melakukan pembinaan kepegawaian Balitbangwas PIAT.
  7. Melakukan pembinaan dan supervisi kepada seluruh Biro-Biro Balitbangwas PIAT
  8. Memeriksa dan meneliti naskah-naskah yang akan yang akan diproses oleh Ketua Balitbangwas PIAT.
  9. Memberikan teguran dan atau sanksi kepada pegawai Balitbangwas PIAT yang indisipliner.
  10. Memberikan masukan kepada Ketua Balitbangwas PIAT.
  11. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaaan program dan pelaporan.
  12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Ketua Balitbangwas PIAT.

Sekretaris Umum

Sekretaris umum memiliki tugas dalam membantu Kepala Kesekretariatan dalam melaksanakan pengkoordinasian penyiapan bahan penyusunan perencanaan program-program Balitbangwas PIAT, pembinaan administrasi dan teknis operasional, serta pengkoordinasian dalam mengumpulkan dan mengolah data.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Sekretaris Umum memilili fungsi:

  1. Merencanakan, mengatur, membina, mengelola, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas kesekretariatan yang meliputi urusan perencanaan, keuangan, dan umum.
  2. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan dan perumusan program kerja Balitbangwas PIAT berdasarkan program dan kegiatan masing-masing bagian.
  3. Melakukan pembinaan dan pengendalian urusan administrasi, keuangan, dan umum.
  4. Memberikan bimbingan dan petunjuk teknis dalam melaksanakan urusan administrasi, keuangan, dan umum
  5. Melakukan koordinasi, menyusun, dan menyiapkan laporan pelaksanaan program-program dan kegiatan-kegiatan Balitbangwas PIAT.
  6. Menyusun agenda dan mendokumentasikan hasil rapat-rapat Balitbangwas PIAT.
  7. Mengkomunikasikan hasil rapat-rapat Balitbangwas PIAT dengan pihak-pihak terkait.
  8. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk rapat-rapat Balitbangwas.
  9. Menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan urusan kesekretariatan/ketatausahaan serta menyajikan alternatif pemecahannya.
  10. Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh Kepala Kesekretariatan.
  11. Melaksanakan pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
  12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kesekretariatan.

Staf Biro Kesekretariatan

Staf Kesekretariatan bertugas dalam memberikan dukungan teknis terhadap pelaksanaan program-program dan kegiatan-kegiatan Balitbangwas PIAT serta melaksanakan kegiatan-kegiatan teknis yang berhubungan dengan tata kelola administrasi, keuangan, dan rumah tangga Balitbangwas PIAT.

Dalam melaksanakan tugasnya, Staf Kesekretariatan memiliki fungsi:

  1. Melaksanakan administrasi surat menyurat meliputi pengelolaan surat menyurat, penggandaan serta pemeliharaan arsip dan dokumen.
  2. Melaksanakan administrasi keuangan
  3. Melaksanakan administrasi personalia pengurus Balitbangwas PIAT meliputi penyusunan data statistik pengurus, menyusun arsip dan file pengurus, serta menerbitkan surat tugas.
  4. Melaksanakan administrasi sarana dan prasarana meliputi menyusun daftar kebutuhan, menginventarisir dan mendistribusikannya
  5. Mempersiapkan segala hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan dan kelancaran tugas dinas personel Balitbangwas PIAT.
  6. Mengelola kegiatan kehumasan meliputi menerima tamu, mempersiapkan akomodasi tamu dan lainnya.
  7. Mengelola pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk kegiatan Balitbangwas PIA
  8. Mendokumentasi keputusan rapat dan kegiatan-kegiatan Balitbangwas PIA
  9. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Biro Kesekrtariatan.
FacebookXWhatsapp